Inkassovarsel: Skabelon og eksempel du kan bruge
Her er en skabelon til et inkassovarsel, der lever op til inkassolovens § 10, med forklaring af hvert punkt, så du kan tilpasse den til din egen virksomhed.
Hvad skal et inkassovarsel kunne?
Før du må sende en sag til inkasso, skal kunden have modtaget et inkassovarsel, i loven kaldet en påkravsskrivelse. Efter inkassolovens § 10 skal varslet tydeligt indeholde alle de oplysninger, kunden har brug for til at bedømme kravet, og give en frist på mindst 10 dage fra afsendelsen. Det bør også tydeligt advare om, at der kommer yderligere omkostninger, hvis der ikke betales. Læs den fulde gennemgang af reglerne i vores artikel om inkassovarslets indhold og krav.
Nedenfor finder du en skabelon, som du kan tilpasse. Felter i [kantede parenteser] skal du udfylde.
Skabelon til inkassovarsel
[Din virksomheds navn, adresse, CVR-nummer, telefon og e-mail]
[Kundens navn og adresse]
[Dato for afsendelse]
Inkassovarsel: faktura nr. [nummer]
Vi har endnu ikke modtaget betaling for nedenstående faktura, selvom vi tidligere har rykket for betalingen.
- Faktura nr. [nummer] af [fakturadato] vedrørende [kort beskrivelse af varen eller ydelsen]
- Forfaldsdato: [dato]
- Hovedstol: [beløb] kr.
- Rykkergebyrer: [antal] × 100 kr. = [beløb] kr.
- [Kun hvis kunden er en virksomhed:] Kompensationsbeløb efter rentelovens § 9 a: 310 kr.
- Morarente fra [forfaldsdato] til [dato]: [beløb] kr. (referencesatsen plus 8 procentpoint p.a., jf. rentelovens § 5)
- I alt: [beløb] kr.
Vi beder dig betale [samlet beløb] kr. senest den [dato: mindst 10 dage efter afsendelsen] til [reg.- og kontonummer / betalingsmetode] med angivelse af fakturanummeret.
Betales beløbet ikke inden fristen, vil sagen blive overgivet til inkasso. Det vil medføre yderligere omkostninger for dig. Renten fortsætter med at løbe, indtil beløbet er betalt.
Er du uenig i kravet, eller har du allerede betalt, beder vi dig kontakte os hurtigst muligt på [telefon / e-mail].
Med venlig hilsen
[Navn]
[Virksomhed]
Eksperttip: Regn fristen fra afsendelsen
Fristen på mindst 10 dage regnes fra den dag, du sender brevet. Sender du det den 3., kan fristen tidligst være den 13. Skriv en konkret dato i brevet frem for »inden 10 dage«, og gem dokumentation for, hvornår brevet blev sendt.
Sådan udfylder du skabelonen
Oplysninger om kravet
Kunden skal kunne se præcis, hvad der kræves betalt og hvorfor. Angiv fakturanummer, dato og hvad leverancen gik ud på, og opdel beløbet i hovedstol, gebyrer og renter. Har kunden betalt en del, så træk den fra og skriv det.
Gebyrer
Du må højst kræve 100 kr. pr. rykker, højst for 3 rykkere, og der skal være mindst 10 dage mellem de rykkere, du tager gebyr for (rentelovens § 9 b). Kompensationsbeløbet på 310 kr. må kun kræves, når kunden er erhvervsdrivende. Tag ikke gebyrer med, som du ikke har ret til, så risikerer du, at kravet bliver bestridt.
Renten
Morarenten er referencesatsen (Nationalbankens udlånsrente pr. 1. januar og 1. juli) plus 8 procentpoint om året. Se, hvordan du beregner den, i vores artikel om morarente efter renteloven.
Advarslen
Varslet om, at sagen sendes til inkasso med yderligere omkostninger, skal stå tydeligt i selve brevet, ikke kun i dine salgsbetingelser.
Eksperttip: Gør det nemt at betale
Skriv tydeligt, hvordan og hvortil der skal betales, og hvilken reference kunden skal bruge. Jo nemmere det er at betale, desto flere betaler, inden sagen skal videre.
Typiske fejl
- En frist, der er kortere end 10 dage fra afsendelsen
- Manglende opdeling af beløbet
- Gebyrer ud over rentelovens lofter, eller kompensationsbeløb over for en forbruger
- Ingen tydelig advarsel om yderligere omkostninger
- Ingen dokumentation for, hvornår brevet blev sendt
Tonen i brevet
Et inkassovarsel skal være tydeligt, men ikke truende. En saglig tone og en invitation til at kontakte dig, hvis der er uenighed, giver ofte flere betalinger. Læs mere om psykologien bag rykkerbrevet.
Når fristen er udløbet
Betaler kunden ikke inden fristen, kan sagen overdrages til et inkassobureau eller en advokat. Er kravet ubestridt og på højst 100.000 kr., kan du også selv indgive et betalingspåkrav i fogedretten.
Vil du have hjælp, kan du via InkassoHurtig indhente uforpligtende tilbud fra politiautoriserede inkassobureauer og advokater. Indholdet her er generel information og ikke juridisk rådgivning.