Når en offentlig myndighed betaler for sent: Regler og procedurer
Offentlige kunder betaler som regel, men kun hvis fakturaen er korrekt. Her er reglerne for e-fakturaer, betalingsfrister og renter, når din kunde er en kommune, en region eller staten.
Offentlige kunder: gode betalere med særlige krav
Kommuner, regioner og statslige institutioner er for mange virksomheder attraktive kunder: De er solvente og betaler som regel. Men der gælder særlige regler for, hvordan du skal fakturere, og hvornår der skal betales. De fleste forsinkede betalinger fra det offentlige skyldes, at fakturaen ikke opfylder kravene.
Krav om elektronisk faktura
Offentlige myndigheder skal efter lov om offentlige betalinger og de tilhørende regler modtage fakturaer elektronisk. I praksis sendes fakturaen via infrastrukturen NemHandel til den konkrete enhed hos myndigheden, som er identificeret med et EAN-nummer (også kaldet GLN-nummer).
- Få altid EAN-nummer og eventuelle referencer, fx ordrenummer eller kontaktperson, oplyst ved bestillingen
- Send fakturaen elektronisk via dit regnskabsprogram eller en NemHandel-løsning
- Kontrollér, at fakturaen indeholder de oplysninger, myndigheden har bedt om
En offentlig myndighed kan udskyde betalingen af en faktura, der ikke opfylder kravene. Myndigheden skal i så fald give dig besked hurtigst muligt.
Eksperttip: Én forkert reference kan koste uger
Hos store offentlige organisationer sendes fakturaen automatisk til den enhed, EAN-nummeret peger på. Er nummeret eller referencen forkert, kan fakturaen ende det forkerte sted eller blive afvist. Få oplysningerne skriftligt fra kunden, og dobbelttjek dem, før du sender.
Betalingsfristen
Efter rentelovens § 3 b må den aftalte betalingsfrist, når skyldneren er en offentlig myndighed, som udgangspunkt højst være 30 dage. Justitsministeren kan for visse offentlige virksomheder tillade en frist på op til 60 dage. Er der ikke aftalt en forfaldsdag, løber renten 30 dage efter, at du har bedt om betaling (renteloven § 3).
En elektronisk faktura anses for modtaget, når den er tilgængelig for indlæsning i myndighedens system.
Renter ved forsinket betaling
Betaler myndigheden for sent, kan du kræve morarente efter rentelovens § 5: referencesatsen (Nationalbankens udlånsrente pr. 1. januar og 1. juli) plus 8 procentpoint om året. Beregn renten fra forfaldsdagen, og angiv beregningen tydeligt, når du rykker.
Sådan følger du op
- Tjek fakturaen: Er den sendt korrekt via NemHandel til det rigtige EAN-nummer med de rigtige referencer?
- Kontakt kreditorafdelingen: Mange myndigheder har en central kreditor- eller bogholderifunktion. Spørg, om fakturaen er modtaget og godkendt, og hvem der skal godkende den.
- Kontakt bestilleren: Ofte venter fakturaen blot på godkendelse hos den medarbejder, der har bestilt opgaven.
- Send en skriftlig rykker med rente og en ny betalingsfrist.
- Inkassovarsel: Før sagen sendes til inkasso, skal der sendes et påkrav med alle nødvendige oplysninger og en frist på mindst 10 dage (inkassolovens § 10).
Eksperttip: Hold tonen saglig
Offentlige kunder er ofte langvarige samarbejdspartnere, og forsinkelsen skyldes typisk interne arbejdsgange. En saglig henvendelse til den rette person løser de fleste sager hurtigere end et skarpt rykkerbrev.
Når der er uenighed
Bestrider myndigheden fakturaen (fx fordi den mener, at opgaven ikke er udført som aftalt i kontrakten) er det en almindelig kontraktstvist. Se først i kontrakten eller udbudsbetingelserne, om der er aftalt en særlig procedure for tvister, fx forhandling, mediation eller voldgift. Ellers kan tvisten afgøres ved domstolene som en almindelig civil sag.
Tjekliste for fakturering til det offentlige
- EAN-nummer og referencer er oplyst skriftligt af kunden
- Fakturaen sendes elektronisk via NemHandel
- Betalingsfristen er højst 30 dage, medmindre en undtagelse gælder
- Forfaldsdato står tydeligt på fakturaen
- Du følger op hurtigt, hvis betalingen udebliver
Kom i gang
Med korrekt e-fakturering og en fast opfølgning betaler de fleste offentlige kunder til tiden. Hænger en sag alligevel fast, kan du via InkassoHurtig indhente uforpligtende tilbud fra politiautoriserede inkassobureauer og advokater. Indholdet her er generel information og ikke juridisk rådgivning.